大学で使えるかもしれないレポート以外の文章の書き方
はじめに
この記事は、UEC advent calendar 2022 の7日目（12/7）の記事です。昨日は、「おか」さんの 自作キーボードのすゝめ でした。自分なりにショートカットキーを設定したキーボードほしいなあって思いました。
UEC Advent Calendar 2022
電通大生による電通大生のためのAdvent Calendar 2022 これはなに？ 12/1から12/25のクリスマスまで、毎日電通大生の有志が記事を書いて、カレンダーを電通大に染める企画です。例年、知らぬ間に有志によって動いています。
Go Advent Calendar Pagesきみは誰ですか？
みなさん、こんにちは。もっちゃん(@sakuramochi0708)です。B4です。どうやら今年度最初の個人所有ドメイン投稿の狐らしいので、少しだけ喜んでいます（CSSが壊滅的ですが）。
知っている人類・妖怪は筆者のことを「過労枠」だの「モチ娘」だの言ってきますが、UEC Advent Calendar 投稿は初なので、知らない人類・妖怪にも説明を。箇条書きで書くとこんなもん。
…とまあ、こんなもんしかしてない（？？？）わけで、巷では「ドッペルゲンガー大量説」だの「ホログラム説」だの「nつ子説」だの「化け狐説」だのいろいろ言われています。あと２年はラボ立地の都合で輪郭の断片周辺を亡霊のように歩いている可能性があります。明らかに疲れていそうな狐がいたら是非話しかけてね！
Twitter @sakuramochi0708
Twitter今回の題目
さて、今回のテーマ選定にあたり、11/3にアンケートを実施いたしました。投票してくださった人類・妖怪ありがとうございます。結果は以下のようになりました。
虚無の場合、1e9行の改行を埋め込んだhtmlを送信してやろうかなとおもっていました。2については、また次の機会にでも（実はこちらも現在進行中の内容を含む）。
ということで、今回は１についての話題です。
CASE 1: メールの文章の書き方
皆さんは、メールを普段書きますでしょうか？え？140文字以上書けない？そんな人はTwitterでもやっててください。
SNSなどが普及した現代、なかなかメールを書く機会というのは（特に大学において）少なくなっているものと思われます。しかし、メールというのは、現代においても、メールアドレスさえ知っていれば、メッセージのやりとりやファイルの転送などができる優れモノです。（他のSNSサイトなどは、アカウント登録だったりコミュニティに入らないといけなかったり……。）なのに！なのに！！！誰もメールの書き方について教えてくれない！！！ 検索すると様々な様式がでてきてパニックになる！！！ そんな人のために、メールの文章について私流ではありますが、皆さんの助けになればなと思います。
メールの送信相手といえば、大学生なら、バイトの企業先であったり、サークル関係だったり、教授相手だったり、学長相手だったり（？）と様々です。関係も上下関係や対等関係など様々です。しかし、メールの文章については、どんな関係であっても、どんな相手であっても「尊敬語・丁寧語」をなるべく使いましょう。（なるべくと言っているのは、完璧でなくても良いからです。日本語は難しいので。）これは、昔からの謎マナーなので、疑問や違和感を持つのは仕方がないと思いますが、最低限の礼儀というものは持っておくべきです。
文章構造については、例示を示した方がよいので、まずは以下をご覧ください。
Title: [線形代数学第一]12/6の授業レポートについての質問 〇〇部 △△先生 こんにちは。木曜〇限の線形代数学第一を受講しています、学籍番号xxxxxxxの〇〇 〇〇です。 本日は、12月6日の授業レポートについて、2点質問がありメールをさせていただきます。 1. レポートの提出形式について 授業レポートの提出形式は、pdfでよろしいでしょうか。 2. Q2について Q2について、7行目の式変形は引き算ではなく足し算であると思います。 〇〇...... .....（解法について説明）..... ........... 以上から、こちらの式計算は足し算であると思います。 もし引き算であるならば、理由について教えていただけると幸いです。 以上となります。 お忙しいところ恐縮ですが、回答よろしくお願いいたします。 -------------------------------------------- 情報理工学域 X類 x年 学籍番号：xxxxxxx 〇〇 〇〇 Email: xxxxxxxx@edu.cc.uec.ac.jp --------------------------------------------
今回は、授業レポートについての質問にしましたが、日程調整や確認、お詫びのメールなど多岐にわたります。しかし、構造はすべて同じです。
件名
まず、メールの件名に対しては、最初に[]や【】をつけて、目的を１語で表せる単語を入れたほうが良いと思います。
その理由として、たくさんのメールを受け取る人にとっては、１日に50通も100通も受け取るため、埋もれてしまう危険性があるからです。
たとえば、授業を担当している教授には「授業名」を、サークルとして送信する場合は「サークル名」を、目的がある場合は「目的名」を入れるべきでしょう。目的名については、イメージが難しいですが、「学生要望」や「研究室配属面談」など、なるべく送信する内容に沿ったものにしましょう。最悪思いつかない場合は、「フルネーム」を入れるのもアリですが、突然フルネームを言われても困ってしまうので気を付けましょう。
反対に、なるべくやらないほうがよいものは【重要】【至急】などの単語を入れることです。確かに重要なことに対して入れたくなる気持ちは分からなくもないですが、相手にとっては重要ではない可能性もあります。また、本当に急いでほしい場合は入れても良いですが、基本はゆとりをもって送信してほしいため、避けたほうがいいでしょう。どうしても使いたい場合は、本文で謝り倒しましょう。
件名の長さも20文字程度におさめましょう。たまに件名で長く説明をする人を見かけますが、ThunderbirdやGmailだと最初の数文字くらいしか見えません。件名は短く簡潔に！！！
本文
本文構造は例示のとおりです。１行目に先生の名前、３行目に挨拶と自己紹介、５行目以降に本文、最後に署名という流れです。
まず、動機として「本文はなるべく簡潔にわかりやすい構造を」を心がけてください。
どんな人でも時間や集中力の関係から300文字以上の文字は読んでくれなかったり、頭に残ってくれません。（ではお前のこの記事は長くないか？？？？……すみません）
先生の名前は、所属機関とかがわからない場合、〇〇先生だけでよいです。また、事務などに送る場合、「〇〇部 担当者様」や「〇〇係 △△様」などと書きましょう。
自己紹介については、大学の学生として送信する場合、授業を受けている事や、学籍番号を提示することで、100%関係ない人ではありませんよ～ということを示すことができます。学年や所属とかは、後の本文に必要な情報でない場合は、署名欄に任せましょう。
自己紹介も済んだことですし、つらつらと書きたくなる気持ちもわかりますが、ここで焦ってはいけません。最初の１行で「何について話したい・聞きたい」のかを述べましょう。１つなら「〇〇について質問があります」、２つ以上なら「〇〇について２点ほど質問がございます」としましょう。最初に文章の見通しを持たせておくことが大事です。（え、お前の文章は見通しが分かりにくい？？？？？……すみません）
ちなみに、２つ以上の場合は、番号をつかって管理するので、例示の通りに小見出しが必要になります。
この後にようやく書きたい文章を書きましょう。この時に意識してほしい文章の形は「PREP法」です。PREP法とは「結論・理由・具体例・結論」の流れで文章を書くことを指します。まずは結論を１文で記入して、お願いしたいことを明確にします。次にその理由を１～３文で述べます。もしこの後具体例・経緯などを書きたい場合は理由の後に書きましょう。そして、最後にもう一度結論を述べましょう。
この文章構造のメリットとしては、ぱっとよんでメールの意図が理解しやすいことです。適切な改行を加えて例示を示していますが、こうすると、何を言いたいのかが無意識に伝わると思います。（当社比）なお、ここでは構造について述べていて、どの日本語がよいかは述べていないことに注意してください。これは経験則や練習で培われるものですので、もし足りないなあと思われる方は、電通大のキャリア科目のうち、１年前期～３年前期にあるものを受けてみましょう。（そんなことしなくてよいです。本やサイトをみて学びましょ）。
本文最終行・署名
本文最後は、定型文的に忙しくなくても「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」とでも書いておきましょう。（投げやり）
署名についてですが、形式的ではありますが「あなたの所属情報などを示すもの」です。ここの欄はあなたの立場によって変わってきますが、とりあえず学生であれば例示のままでよいでしょう。
もしサークルの役職を書くのなら１行目にそれを、電話番号が必要ならそれを、研究室名が必要ならそれを、というように、必要十分量を入れるようにしましょう。よく言われるのが、「プログラム名は必要なの？」ということですが、授業の場合とかそのプログラムでないとできないこととかだと入れたほうがいいと思いますが、基本的にはいらないです。学部・学科まで書いてあればいいっしょ精神です。（これも必要に応じてです。）
とまあ、こんな感じに書いていきました。メールの文章は堅苦しくて苦手ですが、反対に一度形が決まってしまえば、LaTeXのようにレイアウトとかを考えなくてよくなるので、楽になります。ぜひ、活用してみてください。
CASE 2: 「電気通信大学」の学長さんやお偉いさんに送る要望書の書き方
いや急に説明が限定的になるじゃん！……はい、お待たせいたしました。ここからはニッチすぎていつ使うんだよという用例を簡単に説明していきます。
まずは、学長さんなどに送る要望書についてです。（こちらは一部現在進行形で起こっている事象がある関係で一部伏せながら説明します）
みなさんも、サークル活動や大学内慈善活動で、匿名ではなく実名で大学側に要望したいことってありますよね？？ありますよね？？？そんなときに便利なのが、学長や学生課に要望書を書くということです。
しかし、要望書を書くのは面倒くさいですよね？そこで、自分の経験から書いた文章を基に説明します！
ただし、１つだけ守っていただきたいことは、要望書を送る前に担当部署の人にメールや窓口で問い合わせてください。
規模が大きくなるにつれて、根回しとか味方とかが重要になってきます。そのため、こういう要望がしたいという希望があれば、まずは担当部署へご連絡を。
令和〇年〇月〇日
電気通信大学
〇〇部 〇〇先生
所属名
自分の名前
〇〇についての要望書
（項目が多い場合は目次）
はじめに
〇〇先生に置かれましては、〇〇における格別のご配慮に感謝申し上げ
ます。～～～（今まで行ってくれたことへの感謝をつらつらと）～～～
〇〇の現状について
要望したいことのバックグラウンドを書く
要望ｘ：〇〇について
〇〇について、〇〇のような状況より、以下を要望致します。
-
-
-
さいごに
この要望が成功したらよくなる未来を書く。
（最後に、）〇〇について強く検討していただきたく存じます。
所属名
本名
（もしあれば）付録
この文章に見覚えのある先生、ばらさないでください…。もし不都合があれば、即刻消しますので…。（Githubだからhistoryに残り続けるけど…）
基本的にはメールの文章と動機は同じですが、メールではなく「紙媒体」になっていることがポイントです。なるべく公文書に近づけるために、右上に日付、その次に相手の名前を左に…という作業が必要です。
要望書ということですが、こちらが一方的に要望するのは、【検閲により削除（自発）】、感謝の気持ちを述べておきます。その後、現状について文章で書いておきます。公文書なら全部明朝体で頑張るのですが、すこし砕けている場合は、強調したいところを太字で書くと効果的みたいです（時間がなくてななめよみされると、本当に読んでほしいところを飛ばされる場合があるため）。
現状についてみたいな項でかなりパンチを打ったので、最後に要望について、箇条書きっぽく書きましょう。そして、最後に、これが実現されたらの未来を書いて終了です。
付録については、画像が4枚以上など、本文に入れるとかえって見づらくなる場合に挿入しましょう。
CASE 3: 学友会準公認・公認資料についての書き方
みなさんも、サークルを立ち上げて、準公認とか公認とかに格上げさせたいですよね？（は？）そんな時に重要なことを説明します。
まず、学友会準公認になるためには「UECの学友会員５人以上」が必要です。さらに、公認になるためには「準公認承認後１～２年かつUEC学友会員５人以上かつ１年生がいること」が必要です。（というか、学友会員じゃないと議案提出できないので、代表者は身銭を切って学友会にお金を献上しましょう。振込用紙は執行委員会室にあります。）
こちらの書き方については、用例無しで…と行きたかったんですが、そういえば用例があったような気がしたので、電々。通信の学友会公認申請資料でも見てみましょう。（基本的には執行委員会のHPに学友総会アーカイブとして載っています。リンク切れを起こしたときは別団体の最新年度のものをみて書き方を模倣しましょう。また、テンプレートは執行委員会HPにありますので、そちらもご確認ください。）
まず、「1. 主旨」として、「団体名」を学友会(準)公認として許可を頂くための申請書。と書きましょう。
次に、「2.
提出理由」として、建前でよいので、理由を述べましょう。最終目標地点が大学公認か否かによって変わってきますが、「教室借用（大学公認のみ）」とか「交流のため」とか「新歓・調布祭のため」とかその団体に合うような提出理由を書きましょう。この時に「活動の規模を大きくするため」のようなニュアンスのある文章があるといいですね。
「3. 構成員」についてはちょっと特殊です。枠としては「名前」「学年（1, 2, 3, 4年、修士1,2年）」「学籍番号」「類/プログラム」「役職（ある人）」「学友会員（〇, ×）」を表形式に記入します。しかしながら、提出前に１手必要で、「会計委員会室に構成員が１人１人凸して学友会員かどうか確認してもらう（わかっていても）」か、「専用メールアドレスに１人１人がeduメールで学友会員かどうか問い合わせる（わかっていても）」が必要です。これは、名義貸しがないかを確認する手法として用いられています。お忘れなく。
「4. 活動内容」は、その団体が行っている活動を「簡潔にわかりやすく、たくさん」載せましょう。いろいろ活動しているよ！変なことしてないよ！というのを表します。
「5. 活動実績」もたくさん載せましょう。「6. 活動計画」も将来の展望を書きましょう。実現可能性の高いものを書こうね。
まあ、簡単に書いていきましたが、過去のアーカイブを参考にそれっぽく書けば通りますので、ご安心ください。（宗教に関連してたり、法律に違反してなければ。）
これらについて詳しく知りたい人は、将来的にまとめたいなあと思っている「0.5から育てる大学公認サークルの作り方」で紹介したいなあと思いますが、そんなんまてねえ！馬鹿！！という人はTwitterのDMにでも気軽に飛ばしてください。
CASE 4: （サークル）規約の書き方
みなさんも、急にサークルの規約を書き直すことになるかもしれません。（？？？？？？）その時に役立つ知識を少しだけ。
とりあえず、工学研究部の規約をご覧ください。あ、大丈夫ですよ。自分がテコ入れているので！（R3年改正分のみ）
正直０から書くのは難しいと思うので、工学研究部さんやMMAさんの規約をみながら、自分の団体にあわせるようにしましょう。（というか、サークル以外の団体は司法書士とかに任せるので、こんなんにどっぷりハマる必要はないです。キヤクザになって文章にケチをつける面倒な人に成ってしまいます。）
サークルの場合、「大学に提出する」か「ゆうちょ銀行に提出する」の２択だと思います。まあ、工研&MMAのいいとこどりをして、ゆうちょの形式にあわせれば、特段問題ないはずです。なので、最低限抑えなければいけないところを箇条書きで。
- 第１条（名称）：この団体は「〇〇」とする。
- 第２条（所在地）：この団体を次の所在地におく。（UECの場合）東京都調布市調布ヶ丘１ー５ー１ 電気通信大学（部室がある場合、サークル会館内も付記）
- 第３条（目的）：この団体は（その団体の目的とすること）を目的とする。
- 第４条（構成員）：この団体の構成員は、電気通信大学に在籍する学生をもって組織する。（UEC内のサークルの場合。この形式で院生も含まれます）
- 第X条（役員）：この団体は次の役員を置く - 代表１名、副代表X名、会計X名（これ以外は無理に書く必要はありません）
- 第X条（運営？）：（議題は会議や部会で開かれ、審議を行い、多数決の原理に則るという形で文章を書いてください）
- 第X条（財務）：（会計が適正に管理し、定期的（具体的に定める）に代表者の閲覧をうけるなどと書いてください（会計・監査の関係））
- 第X条（改正）：（構成員の過半数？2/3以上？の同意をもって改正できることを書いてください）
- 第X条（設立年月日）：本団体の設立年月日は（西暦・和暦どちらでも）年〇月〇日とする。
- 第X条（規約施行日） or 附則：本会則は〇年〇月〇日より施行する。
あとは、自分の団体のルールを書いていってください。規約で重視されることは、多数決の原理で則られているか、守秘義務など最低限の法律を守っているかなどが該当します。また、理系の文章を書きなれているUEC学生にはちょっと気持ち悪いと思いますが、解釈を１つにするところはとことん正確に、それ以外は拡大解釈できるところは拡大解釈の余地を残すの方式で書きます。（reference? 知らんなって状態です…。基礎科学実験A、Bなら即落単になりそう。）
以下は、なぜかみんな気づかなかった2022/11/30まで施行されていた規則。こんなんじゃだめですよ。
？？？
情報漏洩おわりに
いかがでしたでしょうか。自分が知っている文章の書き方を紹介いたしました。もし「助かる！」って言っていただけていれば幸いです。
また、UEC Advent Calendarは投稿が初めてでしたが、みなさん面白く読んでいただけましたでしょうか？もしよろしければ、Twitterなどで感想を頂けるとうれしいです。
ここまで読んでくださった皆さん、ありがとうございました！
明日12/8のUEC Advent Calendar 2022の記事は、「型推栄」さんの「数理論理学」についてのお話らしいです。ﾑｽﾞｶｼｿｳ。お楽しみに。